De mail doet het niet!

Steeds vaker horen we van klanten dat een e-mail bericht niet aankomt, of dat de persoon die de e-mail probeert te versturen een 'foutmelding' krijgt. Na even vragen wat er precies in de foutmelding staat, haakt 80% vaak al af met het antwoord: "Ja, er ging iets mis, maar ik heb geen idee wat er nu precies staat".

Maar wat gaat er nu precies mis en wat kan je er aan doen om ervoor te zorgen dat jouw e-mail wel altijd netjes de klant bereikt?

In dit artikel ga ik proberen uit te leggen wat er tegenwoordig gecontroleerd wordt en wat je er zelf aan kunt doen om je e-mail correct in te stellen. Ik ga, voor zover het kan, niet heel diep in op technische zaken.

Spamfilters

Filter op inhoud

Normaal gesproken beoordeelt het spamfilter bij de ontvangende partij de inhoud van je bericht. Afhankelijk van de instellingen van dit spamfilter wordt op basis hiervan een score bijgehouden.

SPF

SPF staat voor Sender Policy Framework. In het kort zorgt dit ervoor dat er gecontroleerd kan worden dat het e-mailbericht van bijvoorbeeld 'jeroen@elitelabs.nl' ook echt verzonden mag worden door de server die het bericht verstuurt.

Deze gegevens worden in een TXT record van de DNS bijgehouden. Normaal gesproken ben je zelf eigenaar van je DNS records, of verzorgt de hosting partij deze voor je. Met andere woorden, jij alleen kunt dit instellen en niet iemand die zich wil voordoen als jou.

Met andere woorden, jij alleen kunt dit instellen en niet iemand die zich wil voordoen als jou.

Een voorbeeld zou dit kunnen zijn:

elitelabs.nl descriptive text "v=spf1 ip4:192.168.2.10 ~all"

Bovenstaande regel geeft nu aan dat alleen de server die het ip adres 192.168.2.10 heeft e-mail mag verzenden voor het domein elitelabs.nl.

(let trouwens op; dit is een intern ip adres en zal nooit werken. Zorg er altijd voor dat je het publieke ip van je server gebruikt)

DKIM

DKIM staat voor DomainKeys Identified Mail. Hier wordt het al een klein stukje technischer, er wordt namelijk cryptografie gebruikt om vast te stellen dat de zender van het bericht ook echt is zoals hij zich voor doet.

DKIM attaches a new domain name identifier to a message and uses cryptographic techniques to validate authorization for its presence. The identifier is independent of any other identifier in the message, such in the author's From: field.

Zelf testen

Wil je eenvoudig zelf test of jouw e-mail altijd netjes aankomt bij de ontvanger? Dat kan heel eenvoudig, kijk maar mee:

1. Ga naar https://www.mail-tester.com/ en kopieer het e-mail adres dat in beeld komt.
   

2. Verstuur nu met je eigen e-mail programma een nieuw bericht daar het adres dat je zojuist gekopieerd hebt. In mijn geval is dit de Mutt e-mail client, maar dit kan van alles zijn (Outlook, Mail.app etc).
   

3. Ga na terug naar Mail Tester en klik op Check vervolgens je score. Het kan even duren voordat het bericht is verwerkt, wacht rustig even af.
   

4. Spannend, welke score krijg jij terug? Hopelijk een 10 uit 10!
   

5. Als je iets verder naar onderen scrolt, dan zie je alle punten waarop gecontroleerd is. Mocht je nu geen 10 van 10 hebben maar een lagere score, loop dan alle punten bij langs en zorg je ervoor dat deze opgelost worden.
   

Tot slot

Heb je de controle uitgevoerd en is jouw domein correct ingesteld? Super, dan hoef je je voorlopig niet druk te maken en komt je email overal netjes aan.

Is dit nu niet het geval, maar lukt het zelf niet om de juiste instellingen te maken? Neem dan contact op met je provider, in de meeste gevallen helpen zij je verder en kan je met een gerust hart berichten versturen.

Uiteraard kan Elitelabs je ook helpen met het correct inregelen, neem gewoon even contact op en we bekijken samen vrijblijvend naar een oplossing.

Ps, werkt je e-mail niet? Bel dan gewoon even op 0546 - 43 20 43 ;-)